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从《在线》看企业信息化进程的障碍(一)

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《在线》简介

《在线》出版时间:2018.05;作者:王坚,阿里巴巴集团技术委员会主席,阿里云创始人。书中令人激动地提出了第六块大陆的概念,这块大陆是一个“在线”的大陆,“计算能力”将成为既蒸汽机、电力之后推动社会变革的技术革命。书中展示了在线世界的大致框架,也介绍了作者本人在阿里巴巴里如何创造性地提出阿里云及其后来的技术发展,展现了在线世界的科技发展过程,对现在和未来的改变。

在《在线》里讨论的可能是对一般企业来说无关或者相当遥远的事情,因为“我们”现在只关注的是信息化——甚至是如何选好一款适合的软件——而对像阿里云这样的高科技技术习惯性地忽视。但是在《在线》中作者给我们展示的阿里云将会成为一项公共资源,技术不仅仅限于大公司大投入才能享用的资源,小企业与大企业将在一个技术平台上竞争。就好像一个人去远方,高速公路+网约车早已成为普通人的可选项;你不用这项便利,仍去等公交注定是要失去先机。所以,企业的信息化是一件很难的事,难度在于“我们”还在用过去的思维来思考现在以及未来,而现在和未来早已不是过去的那个样子,新大陆已经出现,在新大陆上将有新大陆的行为和思考方式。

  • 障碍一:如何走上信息化进程

我想引用一本书关于进程的定义,它是指一个实物的从小到大的发展历程,在这个过程里实物一直就是这个实物,不会是其他东西。就好像一棵无花果树,从种子到长大结果的发展历程中,它会经历很多,但是它从来就是一棵无花果树,即使是一颗种子也包含了将来成长所需要的一切信息。

这也是从《在线》——这本看上去谈的都是浮云的事情(事实也很重点地介绍了阿里云)——来说一个企业信息化起步的原因。对于大多数没有信息化变革的企业而言,信息化进程的成熟阶段不是一个仍需要摸着石头过河的事情,而是一个无数企业早已实践出结果的现实。在可见的未来,企业会使用像阿里云这样的技术参与到业务和管理之中,而这一切需要从现在开始预备和专注在这个目标之上。

信息化进程在成熟之后,一定是带来数据,通过数据进行管理和决策。这有点像财务分析一直在做的,不过方式、工具完全不同。以前的分析可能依靠一个的知识积累和明锐的判断,而现在依靠的是人工智能(AI)。即包括AI通过数据去管理人是否工作、如何工作、工作效率如何,也包括通过数据去做好最佳的决策。在这一个层次,企业的运作将有效降低人对信息的影响,也避免企业信息因某个人而泄露,整个决策的过程已经可以完全脱离人而进行。

因此,正如《在线》中所提到的“在线新大陆”的三大定律:

  1. 每一个比特(数据的最小计量单位)都在网上
  2. 每个比特都可以在网上流动
  3. 比特所代表的每一个对象都是在互联网上可计算的

信息化进程的开端,是如何把企业的所有业务放在网上,放在一个共享的网上,让各个业务的数据流动起来。

  • 障碍二:如何从分析改变为计算

传统企业更倾向于分析而非计算,甚至只停留在判断的层面。这个说法听上去毫无道理,判断一定会有分析和计算。但是在信息化进程里这却是需要变革的事实,可以如下来定义三种状态。

    • 判断:当一个事情发生时,进行做与不做的决定。
    • 分析:在判断前回想以前案例中个人的经历和感受、结合现在预测未来。
    • 计算(或者叫数据分析):在分析中不仅仅以个人的经历和感受作为参考,而是以案例中的数据作为依据,依据适合的算法进行评估和预测。

就如财务会计的工作分配,可能会基于日常的了解,大致把某些事情给谁、另一些事情给谁了来做出判断。这样的方式容易受到“近期所发生的事”影响的决策,在《思考、快与慢》(作者:[美] 丹尼尔·卡尼曼,2012.07出版)中对此有详细的阐释。因为人的经验和感受通常受近期事件的影响最清晰和深刻,常常会忽视长时间内或较早时间内发生的重要事情。如果有下面一幅图,关于近几个月以来每个财务会计的凭证数量的统计,就会较容易地帮助判断:

上图中,有三个人具有较高的凭证数量,其中一个人特别突出。当然仅凭这样一幅图还不能完全说明所有的工作内容,但是可以提出很好的一个问题:这其中发生了什么,为什么有一个人做了那么多?

那么在这样的一个从“分析”到“计算”过程中,是如何产生变化的?是数据,是使用财务软件填制凭证之后带来的数据计算。

  • 障碍三:如何将业务在线

最简单的方式就是通过软件来做事,如上面谈到的会计人员通过财务软件填制凭证,就会很快地统计出每个人的工作量。通过软件来做事的问题在于怎么做和做什么?换一个角度就是,业务线的流程如何放在软件里,如何让业务在线。

将业务在线是一项“公共”的事情。

因为每一笔业务在线,必然会带来每个岗位的变化,对于出于数据结构最初始端的人来说,以前可能仅仅需要口头一两句话的事现在不得不在电脑面前做一堆表格。在这个层面,考虑的方向应该是如何让数据收集自动化。

同时,对于一个企业来说,将业务放在网上是一件“自私”的事情。

“自私”是因为业务在线实质是企业领导者将企业的管理模式推倒重建,是属于企业领导者个人意志的延伸。是的,推倒重建,特别是思维方式的重构,就像从判断到分析,从分析到计算。每个变化都是革命性的,几乎完全不同过去的线下业务流程。

就如例行的工作汇报,可能在没有上线时更多的关注该项工作做没做,而结果是什么并不是重点,但是当业务在线后,工作汇报可以取消了。在一个数据可以完全透明的软件里,每个人什么时候做了什么,做出的结果有多少都会轻而易举地从数据中得到结果。如下图,对一项检查工作完成时点的数据,可以看出在工作各个时间段的检查数量。

图中数量变化的趋势也符合《做事的常识》(作者: [日] 小仓广,2015.09出版)一书中所描述的正常人工作时间段内的“精力”投入情况,大部分人的上午都属于黄金时间,可以做更多的事情和更重要的事情。如果一个人的工作量集中在下班前,你很难认为他会认真做好每一件事,由此可知检查人没有简单应付工作。

业务在线是信息化进程必须要做的事情,可以通过结果倒推工作内容以及工作内容对应的流程,最后把必要的流程放在一个合适的软件里。

  • 障碍四:如何寻找合适的软件

市面上有丰富多彩的办公软件,同类产品的功能却又如此接近。有些出名的软件具有很好的口碑,但是可能一些不知名的软件在功能上更有创见性。

考虑合适软件的基础是数据的集成,也就是全部业务在线。全部业务在线是信息化进程的基础。就前面两幅图所展示的内容来说,严格说来都是片面的,因为在业务线中的每个人都会受到其他环节的影响,仅仅在一个点上进行数据分析,需要对结果更多的调查和筛选才能下定结论,而很多调查和筛选是无法做到的。一个点上的数据分析仅仅可以作为一个方面的判断依据,这个面很窄。

数据的集成有多种方式和方法,对后续软件的普通操作者来说,一个大公司的口碑平台是一个比较稳妥的选择,公司越大可以提供的支持和软件后续进化的可能性越大。平台就相当于地基,没有好的地基,信息化进程无法成长为一棵参天大树。所以一个口碑较好的,可以扩展和开放的平台是一个最佳的选择。

选定好平台后,才是根据优先次序(业务的关联性)对业务进行上线。由于业务在线同时具有“自私”和“公共”的一面,导致业务上线过程是最痛苦和艰难的事情,信息化推动的难点也在于此。同时也无法找到一个现成又完美的软件满足所有企业的胃口,只能企业各自在信息化进程中不断变革。从信息化的过程来说,企业将注定要摸着石头过河;从信息化的效果来说,已经有了现成的模板。这是一个很大的改变。

因而,符合信息化进程的制度管理就成了一个需要考虑的工作。如检查数量的图表中,如果担心检查人简单应付工作,那么制度就需要规定每日的检查数量,甚至是上午检查还是下午检查,同时监管部门需要学会数据分析,需要做什么样的数据分析也是新制度所以考虑的内容。因此,再好的软件,没有相应变革后的制度就成了浪费。

  • 障碍五:如何避免软件依赖症

当一项业务在线后,带来的好处就会迅速使得参与者和旁观者提出无数种要求上线的“功能”。这一方面是积极的,另一方面也是病态的。对于这种病态,可以发明一个词叫“软件依赖症”。在《在线》一书中,对于未来的勾画将是一个建立在超强计算能力的全面云、全面人工智能的时代。但是企业的信息化进程是一个过程,不是一蹴而就的事情。在信息化进程中,需要对业务线的终极目标——结果进行思考,是否需要根据提出的要求上线一种“功能”。

信息化进程的初期应尽可能多地使业务在线,而不急于满足一些次要功能。只有全面业务在线后,才能带来一个更大成长的土壤。如论是从行为的改变还是思维的改变都需要这样一份土壤,同时也是迈向终极目标的前提。

我们大致可以有这样一个描述:在过程中,软件一定不能解决所有事情,但是,我们的目标是通过新时代的超强计算能力解决所有事情。

人必须要做软件所不能达到的事情,软件应尽量满足最重要和主要的需求。

 

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